Программа "Респект: Учет договоров" позволяет формировать печатные формы, подготовленные в текстовых редакторах "MS Word" или "OpenOffice Writer". При этом один из вышеуказанных текстовый редакторов должен быть установлен на компьютере пользователя.
Выбор текстового редактора
Перед формированием документов из шаблонов необходимо выбрать текстовый редактор, с помощью которого будут формироваться документы.
По умолчанию используется MS Word. Текстовый редактор должен быть предварительно установлен на компьютере пользователя. Текстовый редактор OpenOffice Writer можно бесплатно скачать на сайте openoffice.org.
Подготовка шаблона документа
Файл шаблона печатной формы документа должен быть в формате doc или rtf.
Приведем самый простой пример шаблона для печати с использованием таблиц.
Пример:
ДОГОВОР № [Номер]
Дата:[Дата_ДЛФDD]
Закрытое акционерное общество [Контрагент_НаименованиеПолное], именуемое в дальнейшем Заказчик, в лице [ПодписанОтКонтрагентаДолжность]
Номенклатура Сумма
[Спецификация_Номенклатура_НаименованиеПолное] [Спецификация_Сумма_ЧДЦ2]
[Итог_Спецификация_Сумма_ЧДЦ2]
Как видно из примера, для выделения полей, используются квадратные скобки "[" и "]", а внутри скобок указывается наименование реквизита, значение которого будет использовано.
При заполнении таблиц шаблона, обработчик сначала находит строку с наименование таблицы документа, в примере это - "Спецификация", и использует эту строку как образец для создания всех строк из табличной части документа.
Для того чтобы просмотреть все доступные поля для заполнения, используется отчет "Перечень полей документа для шаблона". В отчете необходимо выбрать документ, на основании данных документа будет сформирована таблица с перечнем наименований реквизитов и их значениями в выбранном документе.
Установка шаблона документа
После того как шаблон документа будет подготовлен его необходимо загрузить в программу. Для этого перейдите в справочник "Внешние шаблоны" и добавьте новый элемент.
Добавьте наименование для печатной формы и нажмите на кнопку открыть файл. В появившемся диалоге выберите необходимый файл шаблона.
Далее, в таблице необходимо указать, к каким документам будет относиться указанный шаблон, нажмите кнопку "Подбор", укажите документ "Договор", сохраните элемент. В таблице принадлежность так же можно отредактировать поля:
- Представление документа - документы в которых будет доступен для вызова шаблон печатной формы.
- Представление кнопки - надпись на кнопке печати и в списке печатных форм.
- Отбор - при необходимости можно комбинировать использование шаблона печатной формы в зависимости от реквизитов договора. Например, имеет смысл для договоров покупки исключить отражение шаблонов для договоров продажи.
После этого шаблон готов к использованию в документах.
Перечень реквизитов для шаблона
Для облегчения механизма формирования внешних шаблонов документов предназначен отчет "Перечень реквизитов для шаблонов". Отчет показывает все доступные реквизиты документа, а так же реальные значения из произвольно документа.
Из таблицы реквизитов можно напрямую копировать реквизиты в шаблон который вы редактируете.
