Документ "Договор" предназначен для регистрации в программе договоров с контрагентами. В отличие от элемента справочника "Договоры контрагентов" типовой конфигурации "Бухгалтерия предприятия", документ содержит в себе полную информацию о заключенном договоре.
Рассмотрим подробнее реквизиты карточки договора.
- Номер - в поле фиксируется номер договора, так же как он выглядит в бланке.
- Дата - дата заключения договора.
- Организация - юридическое лицо, от лица которого был заключен договор с нашей стороны.
- Наш куратор - ответственное лицо с нашей стороны.
- Контрагент - юридическое лицо, с которым был заключен договор.
- Фин. Договор - фиксируется договор контрагента, используемый для регистрации в бухгалтерских документах (платежное поручение, реализация товаров и услуг и т.д.). Именно через это поле в дальнейшем будет производиться связь между плановым и фактическим учетом.
- Их куратор - ответственное лицо со стороны контрагента.
Закладка "Расчеты"
На закладке представлены следующие реквизиты:
- Стадия - стадия договора может принимать следующие значения:
- Подготовка
- Исполнение
- Закрыт
- Действует с, по - период действия договора, конец действия может быть открыт.
- Пролонгируется - признак пролонгации договора на новый срок по окончании действия.
- Предмет договора - текстовое описание предмета договора.
- Тип договора - тип договора выбирается из справочника типы договоров.
- Вид договора - Вид договора принимает два значения: Покупка и продажа. Реквизит вид договора, используется для определения направления платежей и исполнения по договору. Реквизит доступен для изменения, если финансовый договор не указан. Или если в финансовом договоре поле "вид договора" имеет значение "Прочее".
- Суммы определяются спецификацией - при включении переключателя, поля Сумма, Сумма НДС и ставка НДС становятся, не доступны для изменения. Значения же этих реквизитов устанавливаются в соответствии с итогами спецификации по договору.
- Сумма - сумма по договору.
- Сумма НДС - сумма НДС по договору.
- Ставка НДС - ставка НДС, при изменении ставки автоматически пересчитывается сумма НДС.
- Валюта - валюта договора устанавливается финансовым договором, валюту договора можно изменить, только если не выбран финансовый договор.
- Номер регистрации - нумерация реквизита "Номер регистрации" производится системой автоматически. Этот номер может быть использован для сквозной внутренней нумерации договоров. Если необходимо установить "Номер договора" равным "Номеру регистрации" нажмите на кнопку правее номера.
- Место подписания - данный реквизит используется при печати бланков договоров.
- Подразделение - подразделение, за которым зарегистрирован договор
- Основание - документ, на основании которого был создан договор. Здесь может быть указан так же связанный договор.
- Место хранения - место хранения оригинала договора.
Закладка "Реквизиты"
Закладка "Реквизиты" содержит дополнительные данные необходимые для печати бланка договора, на основании подготовленного шаблона.
- Банковский счет - банковский счет выбирается из справочника, важно чтобы у счета были заполнены все параметры, т.к. они так же используются при печати (БИК, Корсчет и т.д.)
- Подписан - из справочника выбираются лица подписывающие договор
- На основании - документ на основании, которого действует лицо.
- В лице - текстовое поле должность.
- ФИО - поле автоматически заполняется после выбора поля "подписан", ФИО переводится в родительный падеж.
Реквизиты контрагента заполняются аналогично. При этом должность ответственного лица может быть получена из справочника контактных лиц контрагента.
Закладка "Спецификация"
Спецификация содержит перечень номенклатуры поставляемой по договору. Данные из спецификации могут быть использованы для ввода документов счет, реализация товаров и услуг, поступление товаров и услуг.
Работа табличной части спецификации аналогична работе табличных частей документов "Счет на оплату", "Реализация товаров и услуг", за исключением того, что в таблице спецификации может содержаться номенклатура по товарам и по услугам одновременно.
По кнопке "Цены" появится диалог "Цены и валюта". В данном диалоге можно указать тип цен в спецификации, валюту, признак учета НДС и входимость НДС в сумму. В правой части диалога отражены текущие значения этих реквизитов.
Более детально механизм работы с данной настройкой описан в документации к конфигурации "Бухгалтерия предприятия".
Кнопка ввод на основании, позволяет ввести документы «Счет на оплату покупателю» и «Реализация товаров и услуг» из типовой конфигурации. Документы заполняются данными из табличной части спецификации и из реквизитов договора. После заполнения, форма вновь созданных документов открывается для редактирования.
Закладка "Календарный план"
Календарный план содержит информацию по исполнению и по платежам в рамках договора.
Основными реквизитами для формирования планов исполнения и платежей являются: дата и сумма. Реквизит примечание не влияет на итоги.
Работа с табличными частями календарного плана аналогична работе с остальными таблицам.
Графики исполнения и платежей не зависят друг от друга. На основании данных указанных в графиках формируются движения по регистрам планов исполнения и платежей. В дальнейшем плановые данные могут быть сопоставлены с фактическими.
Закладка "Согласование"
Закладка содержит в себе перечень лиц, с которыми необходимо согласовать данный договор.
Основными реквизитами таблицы согласования являются ответственный, должность и подразделение ответственного лица. Дополнительно регистрируются даты начала и окончания согласования. Реквизит состояние принимает значения "согласован" и "не согласован".
Закладка "Документы"
Закладка содержит в себе перечень документов зарегистрированных по договору в бухгалтерии. Документы отбираются по полю "финансовый договор".
В случае если финансовый договор не выбран, документы бухгалтерского учета не отображаются.
Закладка "Файлы"
На закладке "Файлы" пользователь может получить доступ к документам, прикрепленным к карточке договора. Прикрепленные документы хранятся в базе данных программы.
К карточке может быть прикреплен файл любого типа. Для того чтобы при нажатии кнопки "Открыть" файл автоматически открылся, на компьютере должно быть установлено соответствующее приложение.
Следует учесть, что при открытии, файл выгружается из базы во временную папку, и если после открытия файл редактируется, то для того чтобы сохранить изменения в файле, прикрепленном к карточке договора. После сохранения его надо вновь загрузить в карточку.
Размер файла прикрепляемого к карточке договора напрямую влияет на размер базы данных.
Закладка «Характеристики»
На закладке «Характеристики» могут быть заданы дополнительные параметры договора, которых нет в карточке договора по умолчанию. Механизм дополнительных характеристик позволяет пользователю самостоятельно расширять перечень реквизитов без использования конфигуратора.
Добавление новой характеристики договора производится добавлением строки в табличную часть документа. При этом необходимо указать вид характеристики и ее значение. Виды характеристик хранятся в плане видов характеристик «Характеристики договоров».
У каждого вида характеристики есть свой тип значения. Помимо основных типов и справочников, в качестве типа значения может быть использован справочник «Значения характеристик договоров». Использование этого справочника позволяет значительно расширить спектр хранимых справочных данных по договорам.
Подробнее механизм использования описан в разделе "Использование дополнительных характеристик договоров".
Печать договора
Распечатать бланк договора можно нажатием кнопки "Печать", при этом появятся все доступные для договора печатные формы. Выберите необходимую форму в списке, и она будет сформирована.
Порядок подключения и создания шаблонов печатных форм описан в разделе "Работа с шаблонами документов".
При подключении могут быть заданы дополнительные условия доступности печатных форм. У печатной формы может быть установлен режим доступности, только для определенного типа договоров, а так же другие произвольные условия.